O que é Estrutura Analítica de Projetos? Entenda aqui!

Quem trabalha na área da Engenharia Civil entende a dificuldade de seguir um cronograma, seja no canteiro de obras, seja na parte administrativa da construção. Você sabia que a estrutura analítica de projetos é uma das principais ferramentas do gerente de projetos para coordenar as equipes de colaboradores e fornecedores, a fim de que todos tenham o conhecimento prévio de como será sua participação durante o processo?

Pois é! Isso porque ela permite que as equipes envolvidas no projeto tenham uma visualização clara sobre todas as etapas do projeto, e saibam exatamente em qual momento deverão iniciar e quando deverão finalizar determinada atividade, para que a próxima etapa do processo possa ser iniciada

Para aprofundar seus conhecimentos, conversamos com Paulo Henrique Klein, sócio e coordenador de projetos da Otus Engenharia, e montamos este conteúdo com as principais informações sobre a estrutura analítica de projetos. Continue lendo para saber mais!

O que é estrutura analítica de projetos?

A estrutura analítica de projetos, ou simplesmente EAP, é um recurso poderoso que ajuda os gestores na decomposição hierárquica de cada grupo de atividades. Nesse sentido, Paulo explica que a EAP oferece uma visão estratégica sobre esses grupos de tarefas, garantindo uma visualização clara sobre o desenvolvimento do projeto.

Assim, é possível conhecer os potenciais riscos e utilizá-la como insumo para as etapas posteriores, como planejamento e orçamento. De maneira mais aprofundada, a EAP pode — e deve! — apresentar hierarquias diferentes, já que ela varia de acordo com a complexidade e o nível de controle exercido sobre o projeto.

Isso quer dizer que cada EAP varia de empresa para empresa. De forma prática, se você contratar três organizações para montar sua estrutura analítica de projetos, poderá receber três modelos diferentes com hierarquias distintas.

Afinal, cada negócio desempenha determinado nível de controle sobre as atividades, fazendo com que a EAP siga esse nível de forma precisa.

Qual é a diferença entre EAP e cronograma?

Um dos principais desafios que os engenheiros encontram no desenvolvimento de um projeto é saber diferenciá-lo de um cronograma. A conversa com nosso entrevistado deixa claro que, enquanto a EAP foca na criação de grupos de atividades, o cronograma busca quebrá-las ao nível de controle operacional.

Assim, o cronograma vincula o tempo de execução às tarefas operacionais, atribuindo uma duração para cada atividade. Em contraposição, a EAP foca sua atenção em outro aspecto: a visão total. Consequentemente, ela garante um direcionamento de tudo o que deve ser feito, estruturando a execução do projeto de forma estratégica.

Além disso, Klein aponta que o cronograma oferece um direcionamento de tempo, informando quando cada uma das atividades será desempenhada e o seu prazo de conclusão, potencializando o controle operacional da obra.

Outra diferença fundamental é a possibilidade que a EAP oferece de vincular programas e softwares de planejamento à visão estratégica do projeto. Nesse sentido, é possível integrar a estrutura a programas como Prevision, MSProject e Primavera, potencializando ainda mais a visão executiva do projeto.

Como fazer uma estrutura analítica de projetos?

Agora que você já conhece os principais pontos teóricos da EAP, surge a grande dúvida: então, como realizá-la de forma eficiente? Afinal, ter uma estrutura analítica garante, acima de tudo, organização e metas bem-estabelecidas para realmente alcançar o sucesso no empreendimento, sem perder de vista os prazos e a qualidade na entrega.

Além disso, Paulo aponta que “o controle de qualidade vinculado ao EAP permite que o cronograma de cada disciplina seja bem detalhado”. Isso quer dizer que, quando a empresa tem um plano de projeto e um controle de qualidade eficientes, ela facilmente consegue vincular esses marcos na EAP, tendo uma hierarquia mais detalhada em relação às atividades.

Existem diversas formas de iniciar a EAP, sendo que o primeiro passo é definir o termo de abertura do projeto. Nesse documento, você deverá elencar toda a base de construção da EAP, determinando:

• justificativa, finalidade e objetivo do projeto;
• descrição do serviço e empreendimento, incluindo sua entrega;
• critério de aceitação da entrega, determinando modelos de análise de qualidade do serviço;
• estimativas iniciais, tanto de tempo quanto de custo;
• itens que não serão englobados pelo escopo do projeto;
• pressupostos do projeto;
• restrições e riscos para sua implementação;
• assinaturas de responsáveis.

Com o termo definido, é o momento de partir para o próximo passo: a determinação do modelo da EAP e seu nível de complexidade. Para isso, é necessário optar pela forma de construção do projeto que mais combina com os objetivos do empreendimento, como:

• EAP por fases – construída pelo ciclo de vida do projeto;
• EAP por entregas – monta o projeto por meio de seus produtos e suas respectivas entregas;
• EAP por subprojetos – organizada por meio dos pequenos projetos necessários para o alcance do objetivo maior;
• EAP por equipe – construída pela relação entre as equipes envolvidas;
• EAP híbrida – organizada a partir da relação entre todos os aspectos anteriores, tendo o maior grau de complexidade.

Via de regra, na rede de empreendimentos, o mais indicado é optar pela EAP híbrida, que considera todas as esferas da construção. Assim, é possível englobar todos os subprojetos necessários para a realização da obra, bem como considerar a relação entre as equipes e os prazos e a qualidade da entrega. Nos itens a seguir, explicamos de forma breve os melhores passos para fazer sua EAP híbrida. Confira:

• determine o nome do seu projeto – ele orientará toda sua construção;
• identifique os conjuntos das entregas do projeto, elencando quais são os pontos faltantes para alcançar os objetivos determinados no termo de abertura;
• separe as atividades do projeto por meio de pacotes de trabalho – eles serão detalhadas no cronograma, o que facilita no gerenciamento de cada tarefa e na integração de equipes;
• determine um código numérico responsável por identificar cada item da EAP, buscando auxiliar no detalhamento do escopo e na construção do dicionário.

Quais são as vantagens da estrutura analítica de projetos?

Até agora, você já deve ter percebido que a estrutura analítica de projetos oferece muitos benefícios para seu trabalho. Sem a visão estrutural que a EAP oferece, é possível que algumas atividades sejam negligenciadas, aumento os riscos dos projetos. Por isso, separamos, a seguir, as principais vantagens que ela garante ao seu empreendimento. Acompanhe!

Desenvolvimento da visão total, holística e sistêmica do projeto

Ter uma visão total de um projeto é uma base imprescindível para realizar um bom trabalho. Segundo Paulo, “como estamos destrinchando o projeto em grupos e atividades, teremos inicialmente essa visão total, holística e sistêmica sobre como ele será”. Assim, os gestores conseguem identificar todo o desenvolvimento do projeto e, então, criar mecanismos para controlar os potenciais riscos.

Além disso, em função da necessidade de um maior nível de detalhamento em projetos complexos, o trabalho em equipe torna-se fundamental. Consequentemente, para desenvolver uma boa EAP, a empresa precisa integrar todos os responsáveis envolvidos no projeto e proporcionar discussões conjuntas, a fim de terem resultados mais eficientes.

Acompanhamento de indicadores de gestão

Outro ponto ressaltado por Klein é a criação de indicadores de gestão. Quando o projeto é segmentado em grupos de tarefas de atividades ou entregas, a empresa conquista métricas vinculadas às hierarquias das atividades. Como consequência, o gestor tem um controle maior sobre o desempenho do projeto e das equipes, garantindo uma melhor negociação com os fornecedores, clientes e colaboradores.

Afinal, indicadores de produtividade, qualidade e prazo, por exemplo, estão diretamente vinculados à forma como o gestor realiza o controle do projeto. A partir deles, a empresa desenvolve uma visão ampliada sobre os grupos de atividades que precisam de mais organização para alcançar o sucesso.

Melhor gerenciamento do projeto

Não podemos negar que a organização do escopo do projeto potencializa seu gerenciamento. Quando uma empresa investe no EAP, ela consegue montar uma hierarquia em relação à realização de tarefas, bem como determinar os objetivos do projeto, os prazos de entrega e os riscos do empreendimento.

Indo mais além, uma EAP que considera os subprojetos, oferece ao gestor uma habilidade imprescindível para o bom gerenciamento: a capacidade de segmentação das atividades. Isso garante um microgerenciamento interno fundamental, facilitando o desenvolvimento de um cronograma coerente com as necessidades do projeto.

Ao longo do conteúdo, você pôde perceber a importância que a estrutura analítica de projetos tem para sua empresa, não é mesmo? Além de garantir uma melhoria no gerenciamento do projeto, ela oferece uma visão holística do trabalho e potencializa o acompanhamento de indicadores de gestão, assegurando uma construção organizada e eficiente.

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