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Como melhorar a gestão de tempo de engenheiros e arquitetos?

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Como melhorar a gestão de tempo de engenheiros e arquitetos?

Durante a última semana conversei com alguns colegas e amigos e percebi que mesmo durante as restrições de atividades devido ao coronavírus, as pessoas estavam sem tempo. Pensei que poderia ajudar de alguma forma compartilhando como faço a minha gestão de tempo.

A pouco mais de dois anos quando descobri que minha filha iria nascer, minha rotina era muito puxada e fiquei com medo de ser um pai ausente. Procurei ajuda, estudei e tenho colocado diversas ações em prática, para estar mais com ela.

Então gostaria de compartilhar um texto um pouco diferente aqui no blog, de algumas coisas que tenho vivido e de outras que aprendi e que tenho deixado um pouco a desejar, mas vou colocar em prática a partir de hoje.

 

A dieta pobre de informação

Esse é um subtítulo do livro “Trabalhe 4 horas por semana” e foi minha primeira mudança de hábito. Fazem mais de dois anos que não assisto jornal. Minha TV queimou, fiquei um bom tempo sem TV em casa, depois coloquei um monitor de 23 polegadas para substituí-la. Fiz isso por dois motivos, me deixar desconfortável ao assistir TV e não incentivar minha filha a ficar assistindo o tempo todo.

Essa é uma ação contra intuitiva, aprendemos que conhecimento é poder, e que as pessoas mais bem informadas tem sucesso. Mas aprendi que tem sucesso quem faz, não quem sabe mais. E que passar o tempo aprendendo coisas que você não irá utilizar, só vai tirar teu tempo para a ação e interferir na sua gestão de tempo.

Quanto tempo perdemos vendo quantas pessoas pegaram Covid-19 em São Paulo, ou em Nova York? Essa informação vai mudar nossa vida? Teremos alguma ação a partir dela? Ou só desperdiçamos nosso tempo e energia?

Entenda como o BIM pode te ajudar a fazer um cronograma de obra e melhorar sua produtividade!

 

O poder do não na gestão de tempo

Segundo o Bill Gates, amigo pessoal do Warren Buffet, provável maior Investidor de todos os tempos, ao perceber que o Buffet tinha a agenda sempre livre e ele sempre cheia, foi aprender que em primeiro lugar deveria vir as coisas mais importantes para você. E a partir daí programar suas atividades. Para que seja possível manter suas prioridades, é muito importante dizer não para o restante das coisas.

Em 2014 durante o planejamento do futuro da empresa, decidimos mudar o caminho da Thórus, naquele momento fazíamos projetos arquitetônico e estrutural, projetos de casas, indústria e shoppings. Entendemos que estávamos sendo apenas mais uma empresa de engenharia.

Olhamos para dentro, olhamos o que gostávamos de fazer, olhamos para nossos clientes, para ver aonde poderíamos gerar maior valor e começamos a dizer não para todo o resto. Neste momento viramos a “Thórus, projetos de engenharia para construtoras”. Passamos a dizer não. Passou a sobrar tempo para aprendermos como gerar valor para quem interessava.

Não pensem que foi fácil, o faturamento caiu bastante nos primeiros anos, e foi muito difícil se manter dizendo não, acabamos cedendo em alguns casos, mas esses projetos não ideais, doeram tanto dentro da empresa para serem feitos, que só reforçaram mais nossa vontade de dizer não.

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Hoje aparecem diversas reuniões e atividades durante o dia, você já perguntou se você precisa estar lá ou fazendo aquilo? Dizer não para as atividades não essências vai liberar tempo para você fazer o que realmente precisa, e estar em casa as 18h, para aproveitar seus amigos e a família.

Outro ensinamento do Warren Buffet é que relacionamento é maior que dinheiro, por isso toda vez que o Bill Gates vai para Omaha, o Buffet vai buscá-lo pessoalmente no aeroporto.

Quando foi a última vez que você teve tempo para um pequeno gesto como esse?

 

Meditação

Algum tempo atrás eu estava em São Paulo com meu sócio Lucas. Estávamos no mesmo quarto em um hotel, quando acordei, ele estava meditando. Em outro momento, em Florianópolis, ele estava meditando enquanto eu tomava banho. Ali vi que não poderia mais dar desculpas.

Mais de 90% das pessoas que admiro, meditam. Eu tenho o pensamento muito acelerado, e tenho dificuldades com a meditação. Comecei ouvindo vídeos no Youtube com o título “meditação de 5 minutos”. Hoje utilizo o aplicativo “Meditopia”.

Meditação hoje ainda é um dos meus maiores desafios, mas percebi que nas semanas em que eu medito com regularidade, meu foco e nível de produtividade é incrivelmente maior.

 

Acordar cedo/dormir bem

Clube das 5? Hoje não faço parte. Nos dias em que não tenho compromisso cedo ou em outra cidade busco acordar sem o despertador, mesmo assim, na maioria dos dias acordo antes das 6h.
Ao acordar cedo consigo realizar as atividades que são importantes para mim antes que cheguem as demandas dos clientes e da equipe. Dessa forma, faço as atividades que são importantes e ficam para depois quando caio na rotina de resolvedor de problemas.

Percebi que para acordar cedo e ter um dia inteiro produtivo, é muito importante para mim ter 6h30 de sono e 7h30 quando faço um esporte de grande intensidade. Nos dias que estava acordando às 5h e indo dormir a meia noite, meu dia era pouco produtivo. Portanto passei a priorizar ir dormir cedo, para acordar bem disposto.

 

Como posso te ajudar?

Eu recebo diversas ligações de clientes e colegas que preciso atender, quando estou em meio a atividades, busco atender “Fala fulano, tudo certo? Como posso te ajudar?”, parece que não faz diferença. Mas “Como posso te ajudar?” faz com que vamos diretamente para o objetivo da ligação e acabamos resolvendo a situação mais rápido.

Eu sempre faço isso? Não! Eu adoro bater um papo. Durante a tarde quando estou com minha agenda um pouco mais livre busco conversar mais, até para entender a situação em que as pessoas que eu gosto estão vivendo e poder participar mais da vida delas.

Mas o “como posso te ajudar?” tem me ajudado bastante nos momentos em que estou apurado em meio a atividades e que mesmo assim preciso atender.

 

Toque somente uma vez

Estou escrevendo esse texto na segunda de manhã, e não consigo parar de pensar em um e-mail que vi no domingo a noite e não tinha como responder naquele momento. Começar uma atividade, ou ver um e-mail em que você não pode resolver no momento é um dos maiores ladrões de energia e consequentemente de tempo que existem.

Uma coisa que tem me ajudado a tirar uma atividade da cabeça é colocar na agenda um horário para resolver. O que também tenho feito que me ajuda, é não abrir e-mails e WhatsApp antes de terminar a atividade principal que preciso fazer de manhã, hoje, foi escrever esse texto. Assim, consigo fazer uma gestão melhor do meu tempo e me tornar mais produtivo.

 

O que não funcionou para melhorar a minha gestão de tempo

  • Pomodoro: o ciclo de 25 minutos de atividades normalmente é curto para mim, consigo ficar focado de manhã por quase 1h30, e os ciclos acabavam mais me atrapalhando do que ajudando.
  • Acordar todo dia às 5h da manhã: como tenho filha pequena, nem sempre consigo ir dormir cedo, ou ter noites de sono completas. Muitas vezes acordava às 5h e passava o dia me arrastando.
  • Ler o e-mail ou WhatsApp às 11hs: como acredito que deu para perceber no texto, sou um pouco ansioso. E eu acredito, que o cliente está em primeiro lugar, e meu papel é estar sempre à disposição dele.

Esse foi um texto um pouco diferente aqui no blog e compartilhei um pouco do meu dia a dia. Se ajudei de alguma forma ou você quer mais textos como esse, deixe nos comentários.

Abração e até a próxima.

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