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Obra, projetistas e fornecedores: como organizar informações recebidas por canais de comunicação?

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Organizar informações

Obra, projetistas e fornecedores: como organizar informações recebidas por canais de comunicação?

Sem dúvida, os processos da construção civil têm evoluído constantemente. Os softwares de ERP (Enterprise Resource Planning) como Sienge e Mega, se tornaram essências para uma boa gestão de dados e organizar informações na empresa.

Apesar disso, muitos gestores encontram dificuldades na hora de centralizar todas as informações recebidas diariamente da obra, projetistas e fornecedores. Uma boa organização pessoal é tão importante quanto bons softwares de ERP dentro da empresa. Vamos te dar algumas dicas de como organizar as informações que chegam sem parar pelo WhatsApp ou e-mail.

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Sempre anote todas as informações recebidas

Organizar as informações começa nas anotações. Com os smartphones conseguimos acompanhar e receber mensagens o dia inteiro, de qualquer lugar. Muitas vezes, informações importantes são recebidas quando você está longe do escritório ou durante o almoço. Cuidar para que elas não sejam esquecidas é fundamental.

Separe um tempo do seu dia para rever as mensagens que recebeu, avaliar se não deixou ninguém sem resposta ou se está esquecendo de alguma atividade solicitada. Anotar, digitalmente ou no papel, essas informações que não poderão ser resolvidas instantaneamente é o começo da organização.

Método Kanban para organizar informações

O método Kanban se tornou muito popular e possui uma série de aplicativos e formas de ser executado. Uma das mais conhecidas é o Trello. O sistema utiliza cartões de diferentes cores para especificar tarefas e informações.

A linha pode ser baseada em três colunas básicas: A fazer, fazendo e feito. O método é extremamente intuitivo e adaptável, podendo ser explorado da forma ideal para cada pessoa. Dessa forma, todas as informações recebidas por canais de comunicação, que precisam ser executas, podem ser transformadas em cartões dentro de um sistema Kanban.

Muitos softwares de comunicação interna possuem seu próprio modelo Kanban disponível para uso, é o caso do Bitrix, utilizado aqui na Thórus.

Planner X agenda

Muitas pessoas devem se perguntar qual a diferença entre a boa e velha agenda e os modernos planners. A agenda traz especificamente espaços para suas tarefas diárias, separadas por hora. Já no planner, você consegue fazer planejamentos semanais e até mensais, organizando os dias e horários para cada atividade. Outras anotações referentes à produtividade e observações também são feitas diretamente no planner.

Receber uma solicitação por mensagem ou e-mail e anotá-la em um planner, programando a data de execução ou entrega dela, é uma ótima maneira de não deixar nada esquecido. O mesmo pode ser feito com a agenda, quando temos tarefas mais imediatas.

Não existe melhor ou pior, já que as utilidades são diferentes. Independente da escolha, o importante é ser algo prático, que faça parte da sua rotina, e não só mais uma tarefa a ser executada.

Como organizar as informações que possuem documentos?

Muitas vezes mensagens no WhatsApp ou e-mails possuem documentos importantes. Quem nunca teve dificuldade em achar um arquivo antigo que tem certeza que recebeu, mas não salvou, não é? Por isso, uma pasta na nuvem para guardar arquivo recebidos pode facilitar. Preferencialmente, na hora de salvar renomeie o arquivo.

No caso da empresa possuir um diretório próprio de arquivo, crie o hábito de imediatamente fazer o download e colocar no local correto. Uma boa conferência ao final do dia ajuda a evitar esquecimentos.

Nosso CEO escreveu recentemente um texto contando um pouco da sua experiência com gestão do tempo para engenheiros e arquitetos. Confira mais dicas sobre como organizar o dia! Se esse texto foi útil para você, compartilhe! Aproveite e se inscreva na nossa newsletter abaixo.

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