Clientes em outras cidades, equipes trabalhando em home office, maior produtividade, rotina corrida. Bom são muitos os motivos para fazer reuniões por vídeo chamada, certo?
Mesmo antes do mundo ser impactado pelo Coronavírus, as reuniões por videoconferência já eram muito comuns aqui na Thórus.
Por isso confira a seguir dicas e ferramentas que vão te ajudar na sua reunião de engenharia/arquitetura. Vamos lá?
1) Prepare o terreno
Da mesma forma que você se preocupa em causar uma boa impressão nas reuniões presencias, nas vídeo chamadas não deve ser diferente.
Assim sendo, procure deixar o ambiente organizado e testar a câmera e o áudio antes mesmo de iniciarem a reunião. Isso vai demonstrar profissionalismo e seriedade.
2) Qual assunto?
Defina um assunto, monte a pauta da reunião e envie previamente para quem vai participar da reunião. Desta maneira todos já vão ter em mãos as informações para as tomadas de decisão.
Por exemplo, se o assunto for sobre o atraso da obra, você e sua equipe vão buscar identificar o que causou esse problema e como vão revolvê-lo.
3) Quem deve conduzir a reunião?
É fundamental nomear um mediador para que não surja conversas paralelas. Se na reunião estiver participando muitas pessoas, o papel do mediador será ainda mais importante.
É ele que vai apontar soluções e focar a discussão em um só assunto.
Em uma reunião sobre atraso de obra, pode ser o engenheiro da obra, já em uma reunião de definições de projeto o gerenciador dos projetos geralmente é quem coordena.
4) Ferramentas:
Recursos como vídeo chamada em grupo, compartilhamento de arquivos e visualização de tela facilitam muito a vida dos engenheiros ou arquitetos que fazem reunião online. A seguir, veremos algumas ferramentas gratuitas e pagas.
Slack:
Muito usado como ferramenta de comunicação interna, no slack é permitido fazer chamadas em grupo, criar canais, entre outros.
A vantagem dessa ferramenta é que as conversas ficam centralizadas em um lugar só. Por exemplo, você pode criar um canal com todos os envolvidos do projeto, desse jeito a comunicação fica muito mais assertiva.
Além disso, o slack permite integração com vários outros aplicativos como o trello, Google drive, Dropbox e Twitter.
Whereby:
Essa ferramenta permite reuniões com até 4 pessoas de forma gratuita, nela apenas o criador da sala vai precisar fazer o login e os convidados vão receber um link para entrar diretamente na reunião online.
Outro diferencial da plataforma são os planos de fundo personalizados, você pode montar o layout da videoconferência com sua logo por exemplo.
Google Meet:
Com diversas plataformas para fazer reunião remota, o bom e velho google meet ainda é um dos mais utilizados.
Nesse aplicativo, é permitido conversar com até 30 pessoas ao mesmo tempo e enviar mensagens de texto via chat, além de ter uma interface simples e intuitiva.
Skype:
Comprado pela Microsoft em 2011, o Skype permite gravar chamadas e legendas ao vivo, enviar arquivos, compartilhar telas, e ainda ligar para telefones.
Nessa ferramenta é possível criar vídeo chamadas gratuitas até 50 pessoas.
Zoom:
Ideal para ambientes corporativos o zoom oferece uma versão gratuita aos usuários, podendo participar até 100 pessoas ao mesmo tempo.
O zoom tem várias outras soluções além de reuniões online, na versão paga é possível fazer webinars, usar salas de conferências e sistema telefônico.
5) Sala de reunião:
Apesar de muitas pessoas ainda estarem em home office, é muito importante que sua empresa possua uma sala estruturada para fazer as videoconferências, se sua empresa ainda não tem é hora de começar a pensar.
Equipamentos como TV, HDMI, USB são essenciais para reuniões com mais pessoas, a sala também deve ter tomadas suficientes para conectar o computador e a TV.
É necessário também investir em equipamentos de som, para reuniões em grupo, assim todos serão ouvidos.
Recomendo usar uma caixa de som (áudio conferência).
6) Como as vídeo chamadas aumentam a produtividade?
- Melhor gestão de tempo: esse é um dos principais desafios das empresas. Ao fazer as reuniões de forma remota, os participantes podem se organizar melhor, e agendar os horários para suas reuniões online.
- As reuniões online normalmente duram menos: a ausência de conversas paralelas, paradas para pegar um café acabam acelerando as reuniões.
- Redução de custos: já pensou se todos os envolvidos no projeto tivessem que se reunir presencialmente? seriam gastos com passagens, hotel e tempo de deslocamento, e em tempos de crise esses recursos são limitados, portanto uma simples chamada de vídeo evita gastos desnecessários.
7) Home Office e reuniões online
Com o crescimento de casos do Coronavírus, muitas empresas estão estimulando os colaboradores a fazerem home office.
Se esse é o seu caso, veja algumas dicas para fazer videoconferências online em seu home office.
- Crie um espaço só para trabalhar:
Sabemos que ao fazer home office a chance de ter distrações são maiores, por isso é fundamental reservar uma sala para o trabalho.
Além disso procure deixar o ambiente mais profissional possível para quando houver videoconferências.
Afinal, não vai ser nada agradável se uma cama bagunçada aparecer em sua reunião.
- Alinhe os horários com sua equipe:
Apesar de remoto, a comunicação com a equipe tem que continuar. Por isso, acompanhe os projetos que sua equipe está envolvida e quando necessário delegue tarefas.
Aqui na Thórus por exemplo, as reuniões do time de Engenharia ocorrem duas vezes por dia, uma de manhã e outra no final da tarde. No seu caso, veja qual frequência que os projetos demandam de atualizações.
- Aproveite o aprendizado desse período
É certo que que após a crise do Coronavírus o mundo nunca mais será o mesmo.
As mudanças de comportamento serão enormes, e cabe a você e sua empresa observar e enxergar novas possibilidades de melhorias. E fique tranquilo, juntos sairemos muito mais fortes desse desafio.
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Um toque de cotovelo e até mais!
